Kako izboljšati učinkovitost

Pomembno je, da ne samo trdo delate, ampak tudi učinkovito. Obstaja veliko metod za izboljšanje kakovosti dela. Toda ljudje so navadno tako zaposleni s svojimi zadevami, da ne uporabljajo takšnih pravil. Nimamo dovolj časa za optimizacijo našega dela.

Če želite povedati resnico, lahko uvedba resnično uporabnih veščin traja nekaj mesecev. Če želite premagati lenobje, morate delati sami. Naši nasveti bodo koristili tistim, ki nimajo moči volje in potrebujejo zunanjo podporo. Z njihovo pomočjo lahko hitro izboljšate učinkovitost svojega dela.

Kako izboljšati učinkovitost

Namestite tri glavne naloge za dan, teden in mesec.

Vredno je, da začnete svoj teden z vprašanjem, karkoli si želite ogledati do petka. Lahko je pripravljena predstavitev, potopna razdalja, potovanje z otrokom v cirkus. In na začetku vsakega dne je oblikovati isto vprašanje. Najboljše je, če so dnevni cilji povezani z tedenskimi. V petek morate analizirati vse, kar ste naredili v enem tednu, razmislite o tem, kako se dogajajo stvari na različnih področjih. Torej bo mogoče razlikovati tri najuspešnejša območja in še tri težišča. Naslednji ponedeljek, ko načrtujete tedenski načrt, je to že treba upoštevati. Podoben pristop bo potreben pri načrtovanju vašega meseca in leta. Torej se lahko osredotočite na cilj in ne na načine za to. Načrtovanje bo pristop k primeru prilagodljiv, s stalno pozornostjo na vidnem polju.

Vizualizirajte načrte.

Za mnoge je delo z dolgoročnimi načrti omejeno na vnos v tabelo v Excelu. Toda ne morete zapisovati načrtov, temveč tudi risati in ne nujno na papirju. Platno je zelo sposobno opravljati domišljijo. Ta pojav ni težko razložiti, o tem pa je bilo napisanih več sto knjig. Menijo, da naši možgani ne morejo ločiti dejanskega dogodka od domnevnega. Če občasno razmišljate o tem, kaj želite (novo objavo, potovanje, dragi nakup), potem boste nezavedno oblikovali željo, da to storite. In po začetku takega procesa, sami možgani začnejo aktivno reševati rešitve. Vsak dan moramo začeti s svetlo vizualizacijo nekaj dobrega. Ne pozabite na globalne načrte. Ni dovolj, da razmišljate o cilju gradnje lastne hiše, ki jo morate podrobneje predstaviti vnaprej. Torej se vse zgodi veliko hitreje.

Ustavi se.

Naš delovni dan se začne z dejstvom, da v računalniku beremo novice, trak prijateljev v družabni mreži, pijemo čaj ali kavo, klepetamo s kolegi. Lahko ga pretresemo pred kosilom, po katerem se učinkovitost dela neizogibno začne upadati. Med praznikom se vse zgodi ravno nasprotno. Že nekaj časa se ljudje še naprej vračajo v posel po inerciji, preverijo pošto in nekje pokličejo. Tako težko se sprostite, kot je, da začnete delati. Potrebno je oblikovati kondicioniran refleks, ki deluje po metodi slavnega profesorja Pavlova. Med določenim edinstvenim delovanjem in začetkom aktivnega dela je potrebno ustvariti asociativno povezavo. Naj bo dogodek, povezan izključno z začetkom dela in nič drugega. Za to vlogo skodelica kave ne ustreza, še vedno pijemo to pijačo pogosteje kot enkrat na dan in ne samo zjutraj. Dobro za to vlogo je določena melodija, ki jo lahko poslušate v slušalkah pred prihodom v pisarno. Možgane so že ugotovile, da je po zvoku glasbe potrebno začeti trdo delati. Reakcijo na signal, um nas postavlja v delovni ritem.

Meditirajte.

Pomembno je, da se ne samo hitro vključite, temveč tudi, da se lahko hitro izklopite iz njega. Lahko se celo sprostite sredi delovnega dne 20 minut. Meditacija bo pri tem pomagala. Mnogi ljudje ne upajo, da bi se zatekli k temu instrumentu, saj so to težko vzhodno prakso. Ali je v njej prostor za navadne ljudi in celo za delo? V resnici, vse ni tako slabo. Program Headspace vam bo pomagal obvladati meditacijo v samo enem mesecu, ob vsakodnevni praksi. Kmalu se bo mogoče sprostiti kjerkoli: v avtu, na klopi v parku, v pisarni.Za obnovitev vaše moči potrebujete le 15-20 minut. To bo pomagalo, da bi delovni dan postal “drugi veter”. Meditacija bo pripomogla k koncentriranju, hitreje priti na tečaj. To bo izboljšalo kakovost dela. Zdravniki pravijo, da se z meditacijo lahko znebite stresa, izboljšate spanec in razpoloženje. Če razmišljate v globljih kategorijah, bo ta praksa pripomogla k temu, da bi razmišljali v skladu z realnostjo.

Kako izboljšati učinkovitost

Jedite eno “žabo” na dan.

Ne bojte se, ne gre za grozno kulinarično doživetje. “Žabe” v metodah učinkovitosti imenujemo seznam najbolj nepoštenih primerov. Na primer, nihče ne želi poročati šefu, očistiti hiše, sprati posode. Vedno obstajajo naloge, ki jih je treba obravnavati zoper voljo. Imenujejo jih “žabe”. Običajno odložimo te primere “za pozneje”. Zato nas glava začne klicati z nujnim zahtevkom za poročilo. In potem ni produktivnega pristopa. Obstaja le en način za reševanje “žabic” in zmanjšanje negativnosti pri tem, da to storijo. Na začetku vsakega delovnega dne je treba jedo eno “žabo”. Postopoma bo postala navada, muka bo izginila, povezana s potrebo po neugodnem delu. In sama se bo hitro končala, sprostitev časa za bolj udobne razrede.

Onemogoči dražljaje.

Z vsakim od nas je prišlo do situacije, da smo zaradi branja pošte ali sporočil v mobilnem telefonu zamudili pomembne misli. Prav tako se zgodi, da ko delate na pomembni nalogi, nenadoma prejmete telefonski klic in preklopite na nekaj povsem drugega. Ampak, ali je bilo res pomembno, da smo zahtevali takojšnjo reakcijo? Včasih je treba možgane usposobiti, preklopiti iz ene naloge v drugo. Toda to ni vedno potrebno. Najpogosteje preprosto ne moremo pravilno organizirati našega poteka dela in se osredotočiti na pomembno. Nenehno nas moti. Povečajte produktivnost, če vzpostavite preprosto pravilo: takoj po prejemu se ne odzovejte na e-pošto, sporočila v glasniku, telefonske klice. Naučiti se moramo, da jih ignorirajo. Neomejene klice in primere je mogoče odložiti do kasneje v posebni mapi. In enkrat ali dvakrat na dan, da ga razstavite. Če je delo povezano s temi sporočili, lahko to storite pogosteje, do štirikrat dnevno. Potrebno je nastaviti svojo pošto in telefon tako, da bodo mimo resnično pomembni klici in sporočila. Vsi ne-zaposleni v klicnem centru bodo lahko s tem pristopom izboljšali kakovost svojega dela.

Osredotočite se na “paradižnik”.

Tehnika, imenovana Pomodoro, vam omogoča, da se osredotočite in upravljate svoj čas. Rečeno je, da mu je ime dobilo obliko časovnika, ki ga je uporabil avtor. Bistvo tehnike je preprosto: po 25 minutah dela, se 3-5 minut pustite počivati. Vsak četrti čas dela je treba zamenjati s pavzo v 15-30 minutah. S pomočjo te tehnike se lahko osredotočite na reševanje določene težave z reševanjem veliko hitreje in brez preobremenitve notranjih sil. Najprej moramo narediti seznam glavnih nalog za dan, iste “paradižnike” in nato v vsakem časovnem intervalu za delo na enem od njih, zagotovo počitek. Ta pristop je kot nalašč za tiste, ki nimajo posebej velikih nalog. Lahko so programerji, ki delajo na blokih, ali računovodje, ki sestavljajo poročila. Majhne naloge lahko združite v en blok, na primer se odzovejo na vsa zbrana kratka e-poštna sporočila. Pomembno je pravilno razumeti, kakšno je počitek. V osnovi se mora razlikovati od dela. Če oseba sedi na računalniku, se premora ne more porabiti za družabna omrežja ali igre. Treba je vstati in narediti nekaj drugega – hoditi, poklicati družino, narediti vaje. Po tem lahko začnete še en “paradižnik”.

Delajte s “seznamom enotic”.

Obstaja priljubljena metoda spominjanja informacij, zaradi katerih lahko obdržite vse, kar potrebujete v vaši glavi, in se spomnite v času, kar je potrebno.Na začetku moramo narediti nekaj osnovnih seznamov po deset ali dvajset predmetov. “Unicorn List” je dobil ime, zahvaljujoč prvi točki, ki jo je treba zapomniti. Vsak naslednji element seznama je povezan z določeno številko od 1 do 10. Enotor je enota, en rog. Naslednja je vtičnica z dvema luknjama, tricikelom in tako naprej. Drugi seznam je lahko zgrajen z uporabo različnih delov telesa, gledanje od zgoraj navzdol. Ko določite sezname, morate vzeti zahtevano količino informacij, jo razstaviti na koščke in povezati vsak kos z ustreznim elementom na seznamu, tako da dodate vizualizacijo. Ta pristop je priročen pri pripravi na govor. Vsaka teza je lahko povezana s posebnim objektom na seznamu enotnega porekla. Dokazano je, da možgani bolje spominjajo na vizualne vzorce kot besede. Tako bo mogoče boljše shraniti informacije.

Uporabite B-opozorilo.

Gre za drug preprost in učinkovit sistem za povečanje osebne učinkovitosti. V tej kratici vsaka črka označuje določeno dejanje, ki ga je treba izvajati vsak dan. B (lueprint) – načrt, ki vključuje določitev zvečer, kaj bo treba narediti naslednji dan. A (ction) – ukrepe, ki jih je treba dosledno izvajati. L (zaslužek) – usposabljanje. Vsaj enkrat na dan se morate naučiti nekaj novega zase. To je lahko zanimiv članek, poslušanje avdio knjige, videoposnetek. Ne zapravljajte časa na dolgih urah predavanj. Lahko se razvijete tako, da ste v avtomobilu podzemne železnice, ki stoji v prometnem zastoju. E (xercise) – vaje. Gre za vsako fizično aktivnost. Lahko je polnjenje zjutraj ali vadba v telovadnici. R (est) ali R (elax) – počitek ves dan. Potrebno je pustiti s seboj čas za sprehode, meditacije ali preprosto sprostitev v premoru z dela. T (psi) – razumevanje rezultatov dneva. Na tej stopnji moramo tudi vizualizirati prihodnost, zgraditi dolgoročne načrte. V tem sistemu lahko dodate druge črke, kar pomeni, kaj vam je pomembno. Lahko je L (smeh) – smeh ali G (usmerjenost) – občutek hvaležnosti.

Kako izboljšati učinkovitost

Analiza zadnjega dne.

Na koncu vsakega delovnega dne morate za analizo vsega opraviti 5-10 minut svojega časa. Vredno vrednotiti in nato zasnovati, za kar ni bilo dovolj časa. Treba je oceniti, kako dobro se je izkazalo delo. Včasih se zdi, da so prednostne naloge pravilno določene in da se naloge rešujejo, vendar so nekateri primeri ostali nedotaknjeni. Najbližji pregled bo pokazal, da razlog ni v napačnem doseganju ciljev, ampak v zunanjih okoliščinah. Lahko je nujni poziv vodje in preklop na drugo službo. Očitno višja sila ni bila predvidena v načrtu, v prihodnosti pa je vredno razmisliti o tem. Z drugimi besedami, ob koncu dneva je treba smiselno razmišljati o tem, ali so bila prizadevanja pravilno usmerjena, ali je bilo vse pravilno načrtovano in ali so bile težave rešene optimalno. Treba je opozoriti, če je bilo vse dobro opravljeno, hvaliti se za to. Ampak ne morete pozabiti na optimizacijo – vedno je nekaj za izboljšanje.

Add a Comment